Effiziente IT-Auslagerung und Datenschutz in der Schweiz

Was ist ICT Outsourcing?

ICT Outsourcing bezeichnet die teilweise oder vollständige Auslagerung von IT-gestützten Geschäftsprozessen und IT-Infrastrukturen an externe Dienstleister. Unternehmen profitieren dabei von spezialisierten Services wie Cloud-Lösungen, IT-Support, Cybersicherheit, Datenmanagement und Infrastruktur-Betrieb, um sich stärker auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und Kosten sowie Risiken zu reduzieren.

Vorteile von ICT Outsourcing

• • Zugang zu modernster Technologie und Expertenwissen

• • Erhöhte Flexibilität und Skalierbarkeit der IT-Services

• • Kosteneinsparungen durch bedarfsgerechte Nutzung externer Ressourcen

• • Verbesserte IT-Sicherheit und Compliance durch spezialisierte Anbieter

• • Konzentration auf das Kerngeschäft und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Datenschutz beim ICT Outsourcing

Die Auslagerung von IT-Dienstleistungen ist eng mit dem Datenschutzrecht verknüpft. Sobald externe Dienstleister Zugriff auf Personendaten erhalten, gelten sie als sogenannte Auftragsbearbeiter (Processor). Das Unternehmen bleibt als Verantwortlicher (Controller) für die Einhaltung des Datenschutzgesetzes (DSG) und der DSGVO verantwortlich.

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer fragen sich deshalb: «Was passiert eigentlich mit meinen Daten, wenn ich einen externen Dienstleister beiziehe?» Diese Sorge ist berechtigt, denn mit dem Outsourcing geben Sie nicht nur technische Aufgaben ab, sondern auch einen Teil Ihrer Verantwortung für den Schutz von Kundendaten und Geschäftsgeheimnissen. Das DSG und die DSGVO machen hier klare Vorgaben: Sie bleiben als Unternehmen dafür verantwortlich, dass Ihre Daten sicher und korrekt behandelt werden – auch wenn ein externer IT-Partner im Spiel ist.

Das bedeutet konkret: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr IT-Dienstleister genau weiss, was er mit den Daten tun darf und was nicht. Dazu braucht es einen klaren Vertrag, der regelt, wie mit den Daten umgegangen wird, wie sie geschützt werden und wer im Fall der Fälle haftet. Sie müssen auch darauf achten, dass der Dienstleister keine Subunternehmer ohne Ihr Wissen einsetzt und dass bei einer Datenübertragung ins Ausland – etwa in die USA – alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Kurz gesagt: Sie geben die Daten aus der Hand, aber nicht die Verantwortung.

Typische Fallstricke und Empfehlungen

Viele Unternehmen machen beim ICT Outsourcing ähnliche Fehler – oft aus Unwissenheit oder weil sie sich zu sehr auf die Versprechen der Anbieter verlassen. Ein häufiger Denkfehler ist, dass das Outsourcing automatisch oder die Lösung generisch ist. Deshalb benötige es keinen Vertrag oder die vorformulierte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (kurz: AVV) bzw. das Data Privacy Agreement oder Addendum, (kurz: DPA) reicht schon aus. Solche Verträge und ihre Service Level Agreement (kurz: SLA) werden aber oft zu allgemein gehalten oder es fehlen wichtige Punkte. Zum Beispiel wird in nicht klar geregelt, bis wann der Dienstleister einen Fehler beheben muss, wie mit Datenpannen umgegangen wird oder wie hoch die Haftung im Schadensfall ist. Das kann später zu bösen Überraschungen führen.

Unsere Empfehlung: Lassen Sie sich beim Aufsetzen der Verträge von Experten unterstützen und gehen Sie die wichtigsten Punkte Punkt für Punkt durch. Klären Sie, wie Ihre Daten geschützt werden, wie Sie im Ernstfall reagieren können und wie Sie sicherstellen, dass der Dienstleister seine Versprechen auch wirklich hält. Und denken Sie daran: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – überprüfen Sie regelmässig, ob die vereinbarten Standards auch tatsächlich eingehalten werden.

Best Practices für Unternehmen

Ob beim Betrieb von Cloud-Infrastrukturen (z. B. Microsoft 365, AWS, Google Cloud), ausgelagerten IT-Support (Helpdesk), Managed Security Services (inkl. SOC), Application Hosting durch Dritte, oder der externen Datenverarbeitung im Rahmen von CRM- oder ERP-Systemen – es gilt wichtige Grundsätze bei der Auslagerung zu beachten:

• • Sorgfältige Auswahl und regelmässige Überprüfung der Dienstleister

• • Detaillierte und aktuelle AVVs/DPA mit klaren Regelungen zu Datenschutz, Datensicherheit und Haftung

• • Laufende Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden

• • Einbindung von Datenschutz- und Rechtsexperten bei Vertragsgestaltung und Risikobewertung

Fazit

ICT Outsourcing bietet Schweizer Unternehmen zahlreiche Chancen zur Effizienzsteigerung und Modernisierung der IT. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz und Compliance. Eine rechtssichere Ausgestaltung der Verträge und Prozesse ist unerlässlich, um Risiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu stärken.

Häufige Fragen zu ICT Outsourcing